Hvatinn að þessari grein í Morgunblaðinu 12.ágúst 2024 er lestur bestu og ég vil segja skemmtilegustu bókar sem ég hef lesið um stjórnun stórra framkvæmda. Bókin „How Big Things Get Done“ er eftir Bent Flyvbjerg og blaðamanninn Dan Gardner, kom út árið 2023 og var valin ein af bestu bókum ársins af Economist, Financial Time, CEO Magazine o.fl.

Um höfundana Bent Flyvbjerg og Dan Gardner.

 Bent Flyvbjerg er prófessor við Oxford háskóla og við Upplýsingatækniháskólann í Kaupmannahöfn. Hann er doktor í skipulagsfræðum borga frá Aarhus University og University of California. Hefur lagt áherslu á skipulagningu og áætlanagerð stærri verkefna. Hann hefur skrifað 8 bækur, flestar um stærri framkvæmdaverkefni og hefur verið ráðgjafi í yfir eitt hundrað verkefnum sem hafa kostað hvert um sig yfir einn milljarð dollara.

 Meðhöfundur Flyvbjerg, Dan Gardner er rannsóknarblaðamaður, lögfræðingur og sagnfræðingur og þekktur fyrir ritstörf og ráðgjöf. 

Dæmið um hraðlestina LA til San Francisco

 Oft sjáum við hvað stærri verkefni standast illa tíma- og kostnaðaráætlun erfitt virðist vera að læra af reynslunni. Tekið er nýlegt dæmi um háhraðalest frá LA til San Francisco í Kaliforníu þar sem framúrkeyrsla stafar af óraunhæfri framtíðarsýn og skorti á skipulagningu verkefnisins og aðlögun að veruleikanum. Verkefnið var kallað California High-Speed ​​Rail og átti að kosta um 33 milljarða dala. Verkefnið stækkaði og kostnaðaráætlanir hækkuðu upp í 43 og síðan smátt og smátt upp í 83 milljarða dollara. Áætlunin er núna um 100 milljarðar dollara, en enginn veit hver heildarkostnaðurinn verður eða hvenær verkefnið verður tilbúið.

Samgöngusáttmálinn ljóslifandi dæmi hér á landi.

 Upp í hugann koma skólabyggingar, samgönguáætlun, samgöngusáttmálinn á höfuðborgarsvæðinu og borgarlínan. Inn í mörg verkefni blandast pólitík og hagsmunir ráðgjafa og hönnuða sem hafa ekki endilega hagsmuni af því að takast á við vandamálið og finna ódýrar praktískar lausnir. Kjörnir fulltrúar eru oft með takmarkaða þekkingu á verkefninu eða blindaðir af hugsjónum, glærukynningum eða hagsmunum síns flokks. 

Hugsið hægt og framkvæmið hratt   

 Stjörnuarkitekt Frank Gehry kemur að sjálfsögðu við sögu. Hans boðskap er lýst og nokkrum verkefnum sem byrja með skýrt úthugsað markmið. Hönnuðir kalla ákveðið eftir tilgangi verkefnisins og þeim markmiðum eða ávinningi sem búist er við.   
 “Think slow in planning and act fast in execution” eða “Hugsið hægt við hönnun og áætlanagerð, en hratt að framkvæmdir” eru skilaboð höfunda. Dæmið um hönnun og byggingu hins stórfenglega og flókna Guggenheim safns í Bilbao er ótrúlegt þar sem allt stóðst; - safnið tilbúið á réttum tíma og kostnaður 3% undir áætlun.

Empire State byggingin í New York

 Annað dæmi er Empire State byggingin í New York. Hún var byggð á árunum 1930-1931. Byggingaframkvæmdir hófust í mars 1930 og þeim lauk á einu ári og 45 dögum. Hreint ótrúlegt miðað við hversu há og flókin þessi bygging er.
  Áætlað var að hún mundi kosta 50 milljón dollara, en endaði í 41 milljón dollurum á verðlagi þess tíma. Áður en hafist var handa var búið að ljúka allri hönnun og teikningum fyrir tíma Excel og hönnunarforrita.

Óperuhúsið í Sidney

 Andstæðan er hönnun og bygging hins glæsilega Óperuhúss í Sidney eftir danska arkitektinn Jon Utzon. Þar fóru tíma og kostnaðaráætlanir algjörlega úr böndum. Bygging hússins hófst 1961, en kláraðist ekki fyrr en 1973. Árið 1966 var honum ýtt út úr verkefninu. Tímaáætlanir stóðust engan vegin og kostnað fór upp úr öllu valdi. Utzon flúði land og var að sögn ekki einu sinni viðstaddur vígsluhátíðina. Byggingin hefur aftur á móti margborgað sig og milljónir koma á hverju ári til að sjá hana. 

Ólympíuleikar fram úr áætlun

 Af því að vel heppnuðum Ólympíuleikum er rétt lokið í París þá nefni ég dæmi úr bókinni. Frá því 1960 hefur kostnaður við Ólympíuleikanna alltaf farið fram úr áætlun. Að meðaltali hafa þeir farið 157% fram úr áætlun, stundum lítið en metið eiga leikarnir í Montreal sem fóru 720% fram úr áætlun og hífir meðaltalið talsvert upp. Þar komu mikil verkföll við sögu og fjárhagslegir timburmenn Montreal vöruðu í 40 ár. París fer vonandi ekki yfir meðaltalið. 
 Ólympíuleikarnir eru alltaf haldnir á nýjum stað. Það er enginn einn aðili ábyrgur fyrir verkefninu frá einum leikum til þeirra næstu á sama stað og lítil reynsla er til staðar hjá þeim sem halda leikana í borginni næst.

Lærdómurinn við lestur bókarinnar

 Flyvbjerg og Gardner draga skýrt fram hvers vegna mörg stórverkefni mistakast. Umtalsverð fjárhagsleg framúrkeyrsla og tafir skýrist oft af því að ráðist er í framkvæmdir án nægs undirbúnings, skipulagningar og hönnunar.
   Á heildina litið er „How Big Things Get Done“ einstök bók fyrir alla sem hafa áhuga á að skilja gangverk stórra framkvæmda; - bera ábyrgð á eða vinna að hönnun og framkvæmd þeirra. Alþingismenn, borgarfulltrúar og embættismenn þeirra hefðu gagn og gaman af því að lesa bókina fyrir utan að sjálfsögðu þá sem framkvæma verkin.

Þorkell Sigurlaugsson er sjálfstætt starfandi ráðgjafi og varaborgarfulltrúi Sjálfstæðisflokksins í Reykjavík.